港湾家园业主委员会第八次会议纪要
时间：2012年3月18日20时至22时
地点：港湾家园社区一楼大会议室
主持人：业委会副主任董美芳
参加会议的委员有： 徐 斌
林筱玫 王昌福 吕 阳 俞淑珍 董美芳
列席会议：港湾家园业求是物业管理处主任 孙 骏
会议记录：徐 斌
主持人发言：
根据业委会当前工作需要，会前我与各位委员就本次会议议程和需要讨论处理的若干问题进行了构通，初步达成共识。今天到会委员六名，委员梁安珍和林干富因外出请假，到会委员超过半数，符合法定人数，可以开会。因本次会议涉及物业《2011年财务结算》和《2012年度财务预算》，特邀请物业管理处孙 骏主任列席本次会议，就有关议题作补充说明。现在召开业委会第八次会议：
一、本次会议议题
1、业委会2011年12月对物业财务所做的财务初审报告《港湾家园物业2008年4月-2011年10月财务初审报告》，已经2011年12月17日第六次业委会全体会议讨论通过，现提请本次会议讨论，是否向广大业主公示。
2、讨论物业提交的，已经业委初审的《港湾家园物业2011年度财务结算报告》。
3、讨论物业提出的《港湾家园物业2012年财务预算报告》。
4、当前需要急处的四件事：
1）地面66个停车位要不要授权物业组织重新摇号；
2）消控中心要不要及时维修，物业预计维修费12万；
3）18幢商铺1、2、3号计327。28平方米，前承租人今年2月21日因业务调整退租。物业提供信息，目前只有1人想承租，要求降价为50元平方米/月（原60元平方米/月），由原年租金235000元降到196200元）差价3。9万元。由于地段和经营等因素，请业委会商处；
4）小区中国电信电信光纤线路改造，3月16日业委会与物业发出《关于召开港湾家园进行光纤入户口工程听证会的通知》，18日晚7：00至8：00在小区社区会议室，业委董美芳和王昌福两委员代表业委会召开了业主听证会，共有45位业主参加听证，在了解了中国电信股份有限公司杭州分公司给港湾家园《光纤到户（FTTH）业务改造告知函》内容和说明后，一致表示这是件利民工程，同意改造。同时提出二点要求，一是楼层内改造管线走弱电井，二是避开管道煤气。
5、征求广大业主意见：一是否续留物业一年，明年实施公开招标；二是授权业委会审计。
6、进一步修订《管理规约》和《业主大会议事规则》，定稿后向业主公示
7、业委会对《业主会所》《泰和路》二件事的工作进展。
（1）业委会已向校提出，用社区大楼换《会所》的要求，恢复会所图书馆、活动中心等活动场所；
（2）校《留学生楼》施工泰和路路中设隔离，泰和路问题的处理可能要推迟。
8、在物业财务中设立业主帐户，将业主的收益，如：校给业主管理的商铺收益和空房补贴、停车费、广告费等业主收益，打入业主账户，由业主管理。
9、业委会委员工作分工：
经过对议题的讨论和论证，委员一致同意将上述一至八项议题提交本次业委会会议作表决。
二、第八次业委会会议决议
1、同意将业委会2011年10月对物业财务所做的初审报告《港湾家园物业2008年4月-2011年10月财务初审报告》向广大业主公示，公示期7天。
2、同意将审核和调整过的求是物业《港湾家园物业2011年度财务结算报告》向广大业主公示，公示期7天。
3、同意求是物业提出的《港湾家园物业2012年财务预算报告》。但要等到征求广大业主意见：一是否续留物业一年，明年再实施公开招标；二是授权业委会审计的投票工作结束后向广大业主公示。
4、同意按小区贯例，授权物业管理处组织地面66个停车位重新摇号处理。
5、小区消控中心维修，委托求是物业上报业委会维修方案，经业委会审核后，按有关程序决定实施方案，维修前公告广大业主。
6、18幢商铺1、2、3号计300多平方出租，先由业委会发布招租广告，组织招投标活动进行处理。
7、同意启动电信光纤线路改造，由业委会和中国杭州电信分公司签户外改造合同。光纤入户时由业主自行决定是否与杭州电信分公司签室内改造合同。
8、同意启动用投票方式，向广大业主征求意见：内容：一是暂留现物业服务一年，明年再实施公开招标，二是授权业委会对物业财务进行审计。
9、进一步修订《管理规约》和《业主大会议事规则》，定稿后先向广大业主公示，而后组织业主投票。
10、同意业委会对《业主会所》《泰和路》二件事的工作规划。一是向校反映用学校所属街面房相同面积或社区大楼3、4、5楼相同面积换《会所》的要求，恢复会所图书馆、活动中心等场所。二是校《留学生楼》施工泰和路路中设隔离，泰和路的问题推后处理，先由物业加强安全管理。
11、同意在物业财务中设立业主帐户，将业主的收益，如：校给业主管理的商铺收益和空房补贴、停车费、广告费和部分物管费等业主收益，打入业主账户，由业委会管理，用于对物业所申请费用分期划拨和将业主收益分摊给业主。
三、为较好履行业委会职责，本次业委会议根据委员特长，对业委会委员的工作作了分工。确定由物业起草，业委修订物业C类服务各项管理制度、工作质量标准条款和考评办法（包括财务、水电、维（保）修、绿化、保洁、停车、消防治安等质量管理要求），由业委组织业主进行物业服务综合质量考评，作为物业收费的基本依据，促进物业提高管理水平和服务质量。
参加本次业委会会议委员签名
徐 斌
吕 阳
林筱玫 王昌福 董美芳
俞淑珍
港湾家园业主委员会（盖章）
二0一二年三月二十二日
抄送：紫金港社区管委会，求是物业港湾家园管理处
港湾家园业委会第九次会议纪要
会议时间：4月7日（周六）晚上7时至8时30分
会议地点：业委会小会议室
主持人；业委会副主任董美芳
参加会议委员：徐 斌 林筱玫 王昌福 梁安珍 俞淑珍 董美芳
列席会议：物业潘国宝经理、孙 骏主任
旁听业主：三位业主
会议记录：徐 斌
主持人发言：
根据第八次业委会会议纪要后续工作安排，结合业委会当前面临工作，我们召开第九次业委会会议。今晚到会委员6人，吕阳、林干富两委员因出差请假，符合开会法定人数，可以开会。由于会前征求过各委员对本次会议议题的意见和建议，下面通过议题：
一、本次会议（议题）分两部分，听取物业工作汇报和业委会会议
第一部分：听取物业潘经理有关物业服务工作汇报和讨论（约30分钟）
1、物业C类服务标准、收费依据相关情况介绍；
2、消控平台维修方案与经费预算；
3、拖欠物业费情况与原因分析；
4、提高物业维修服务质量措施；
5、小区绿化工作规划和建议；
6、小区防偷、盗问题与对策；
7、小区地面无序停车，特别是消防通道乱停车的整治措施。
8、讨论物业起草的C类服务各项工作质量标准和考评办法并提出修改意见。
第二部分 业委会会议（约30分钟）
（一）通报杭州市物业维修资金管理中心给港湾家园业主委员会《港湾家园物业维修基金缴交使用情况》。2010年4月22日学校按规定上交杭州市物业维修资金管理中心《港湾家园物业维修基金》本金19263919。40元；利息579149。83元；共计19843069。23元。 两年后可申请维修经费与如何使用的说明。
（二）确认业主大会投票说明和投票操作时间、办法以及有关工作分工
1、如何组织业主报名和筛选七位业主作为计、监、唱票人员；
2、二至三名业委会委员参与发、收、开、计、监票和封存工作；
（三）业委会当前主要工作分工与落实
1、一周内设立业主帐户（前五年的业主收益入帐，交业主大会管理），由徐 斌委员负责落实。
2、2013年公开招聘物业的《合同与协议》起草工作（2012年10月前完成）由林干富委员牵头。
3、物业工作质量条款和考评办法审定（组织业主对物管质量进行考评），由林筱梅委员牵头。
4、公开招聘业委会办公室文秘人员1名，每周值班两个半天，半义务劳动，补贴费600-800元/月，条件是：退休的港湾家园业主，关心家园建设，高中以上文化程度。
经业委会讨论同意上述议题为第九次会议议题
二、业委会第九次会议纪要
（一）原则同意物业泮经理所作《物业服务实施过程中相关问题说明》的报告
报告要点：
1、港湾家园小区的物业费收费标准，泮经理解释：当时业主委员会没有成立，是求是物业公司上报，杭州市西湖区物价局审核发文【2009】4号文件（2009年8月5日）港湾家园小区物业收费标准批复，设定高层0.9 -1.1元/平方米, 多层0.7-0.9元/平方米）。求是物业公司执行时定为下限，即：高层为0.9元/平方米，多层为0.7元/平方米。
2、多种原因所致，截止2011年12月31日，部分业主共拖欠物业费共计1101246.9元（其中：2009年 127565元；2010年376892.5元；2011年 596789.4元）。截止到2012年2月水费及电梯能耗费拖欠167898.7元。
泮经理对欠费的原因作了分析，主要集中在以下几个方面：
1）房屋渗漏（有二、三十户）修理不及时，公共部位渗漏至今未修复，如：地下车库。两年前（维保期内）物业已多次报基建方恒业公司维修，但没有维修好。请求业委会帮助物业再与恒业构通做好该项维修工作。
2）小区出入口太多，出租、特别是群租户，进出人员复杂对安全有一定的影响。特别是对电梯能耗费的分摊认为不合理，要求物业合理分摊并解决群租问题后再交纳物业费。
3）因房屋设计时地下车库和楼道连接处未装门，要求加装（已提交业委会）。地下自行车库坡度陡，自行车无法停放只能停在一楼架空层，影响行人。
4）部分业主将物业费与紫金文苑相比，校给紫金文苑商铺多，物业费补贴也多。
5）对4幢作为学生宿舍意见较大，物业公司已多次把情况反映给学校。
6）单元门红砖下雨打滑，要求整改。（已上报业委会）
7）架空层、天花板、楼道内墙体在装修期间被撞击，污迹斑斑，需要处理。（春节后已和房产处、恒业开过协调会并上报学校，施工日期未定）
8）小区内监控探头太少，要求加装。
9）部分业主对泰和路乱停车及道闸意见大，由于道路所有权不明确，此问题已报学校处理。
3、对消防通道乱停车现象，物业管理处已于春节后就实施贴温馨提示的方式劝导车主（包括对停在单元门口、人行道、绿化带等处的车辆），已有一定的成效，但也需要广大车主自觉配合物业管理。
4、在安全防范方面，管理处保安部要求保安对进出小区的面包车、快递等外来车辆出小区时进行检查，电动车凭证进出小区，加强夜间巡查，特别是北面围墙增加巡查次数等措施。
5、关于物业做好工程维修：
房屋渗漏报修流程：
服务中心接受渗漏报修、登记、上报工程主管：主管上报恒业公司并督促维修工作的进行。
接待人员每半个月进行渗漏维修的回访，确认是否修复，未修好再上报工程主管，并了解未维修或未维修好的原因。直至完成渗漏维修并做好完工日期登记工作。
6、日常维修工作流程：
服务中心接受业主报修，开出单派工；维修工接单，上门服务；工作完成后由业主签字确认；
维修工将派工单交回接待处，接待人员电话回访确认完工并作好登记备查。
收费标准说明：管理处进驻港湾家园至今，业主家中的日常维修专门安排一名维修工负责，业主家中的维修，除材料费，其他服务费也一直未收取。待物业与业委会签订维修服务协议后将参照学校维修服务标准（低于社会行业服务标准）提供有偿服务，确保维修质量。
7、港湾家园消控平台维修，按程序初步的维修内容设备报价已报业委会，下一步经市维修公司审核后，由业委会与物业（1：2）组成三人招标小组进行三家维修单位的报价招标。
8、绿化：物业公司负责小区原有绿化的保养和维护，2012年年初开始逐步对小区的绿化进行微调，小区北面围墙处绿化过密，对安全有一定的影响，已挪出部分树木迁移至小区内有需要的部位，同时进一步做养护工作。
（二）会议讨论了业委提出、由物业起草的《港湾家园物业管理乙级服务质量标准和考评实施办法》，认为此文本在操作性上还需要修改，应归类分大项设制。决定召开业主会议，对物业服务质是进行考评（由物业各项目负责人向到会业主述职：介绍分管工作落实情和服务质量，接受业主评议和打分，收集业主的意见建议，有利于物管整改和提高服务质量。
（三）会议同意《港湾家园物业维修基金》本金19263919。40元；利息579149。83元；共计19843069。23元。按杭州市物业维修公司规定、程序，中修以上才申报和先使用利息的原则，一律由业主大会决定是否动用维修基金。
（四）港湾小区光纤改造设计图纸已到，待施工协议书一签订、工期明确，业委会授权物业马上启动改造。
（五）会议题同意业主大会投票说明和投票操作办法以及有关工作分工
1、发出通知让业主报名和推选7位业主组成领导小组，全程负责送、收、计（监）票和唱票；
2、公告《关于港湾家业园主有关事项投票表决的通知和说明》；
3、由董美芳副主任、徐斌委员负责该项组织协调调工作。
（六）同意业委会当前主要工作分工与落实
1、一周内设立业主帐户（前四年的业主收益入帐，交业主大会管理），由徐 斌委员负责落实。
2、2013年公开招聘物业的《合同与协议》起草工作（2012年10月前完成）由林干富委员牵头。
3、物业工作质量条款和考评办法审定（组织业主对物管质量进行考评），由林筱梅委员牵头。
4、公开招聘业委会办公室文秘人员1名，每周值班两个半天，半义务劳动，补贴费600-800元/月，条件是：退休的港湾家园业主，关心家园建设，高中以上文化程度。先由俞淑珍委员兼文秘。
（七）关于三位业委会成员请辞问题（临时动议）
会上经过讨论，认为他们的请辞各有理由，经多次做工作没能回来，当前已程度不同地迁涉到业委会的工作开展，需要委员认真考虑，是否增补委员，同意下次业委会会议再形成决议。
会议于21：30分结束。
业委会委员签名
董美芳
林筱梅
俞淑珍
王昌福
梁安珍
徐 斌
港湾家园业委会盖章
2012-4-9
抄送：紫金港社区管委会，浙大求是物业公司
发表于 2012-5-20 06:58
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